檔案數(shù)字化加工
對(duì)于紙質(zhì)檔案利用掃描儀轉(zhuǎn)換成可儲(chǔ)存在電腦上或刻成光盤,便于保存及查閱的可稱之為檔案數(shù)字化。進(jìn)行檔案數(shù)字化加工步驟有:整理一次校對(duì)、掃描件校對(duì)、裝訂、目錄數(shù)據(jù)錄入及修改、掛接等。
因?yàn)樵谥暗臋n案數(shù)字化都是需要拆卷進(jìn)行掃描,現(xiàn)在的非接觸式掃描儀省去了拆卷裝訂的環(huán)節(jié),企業(yè)檔案數(shù)字化服務(wù),直接進(jìn)行掃描就可以,方便多了,例如圖書掃描儀都是通過不拆卷的方式進(jìn)行掃描,掃描速度只需要快,就可以大大提高了工作效率。
檔案數(shù)字化加工
采用手工錄入的方式;以軟件校對(duì)和打印輸出、比照校對(duì)相結(jié)合,企業(yè)檔案數(shù)字化,錯(cuò)誤率在萬分之二以下.案卷目錄和卷內(nèi)目錄按照檔案的原始數(shù)據(jù)錄入。卷案目錄和卷內(nèi)目錄的樣式經(jīng)用戶同意可做相應(yīng)調(diào)整。對(duì)檔案目錄數(shù)據(jù)修改和補(bǔ)充的數(shù)據(jù),須填寫更改資料、更改資料放入原案卷內(nèi),卷內(nèi)目錄及其他不全的需補(bǔ)充完整;裝訂案卷應(yīng)保證裝訂牢固,案卷整齊,卷內(nèi)材料不松動(dòng),脫落,保持與原案卷一致。
檔案數(shù)字化加工掃描對(duì)于錯(cuò)誤或疏漏的修正具體細(xì)則
1.如果用戶提供的目錄和紙質(zhì)檔案不對(duì)照的,應(yīng)該以紙質(zhì)檔案的原文內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行錄入,企業(yè)檔案數(shù)字化軟件,并刪除錯(cuò)誤信息。
2.著錄項(xiàng)相關(guān)內(nèi)容錄入要完整,如有不明確或不完整的著錄項(xiàng)需記錄并及時(shí)反應(yīng)給組長(zhǎng),如果目錄中要增加或減少相關(guān)字段,要與客戶協(xié)商,并及時(shí)向公司技術(shù)部反饋以下著錄項(xiàng),且與紙質(zhì)檔案要一一對(duì)照:
以“卷”為管理單位的年度、期限、卷號(hào)、題名、卷內(nèi)文件序號(hào)、卷內(nèi)文件題名、卷內(nèi)文件頁號(hào)等。
以“件”為管理單位的年度、期限、件號(hào)、頁數(shù)、題名等。
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